Borgerinddragelse bruges ofte i planlægning af bygge- og infrastrukturprojekter for at skabe accept fra og dialog med lokalområdet og for at få nyttige bidrag. Men det er også en svær disciplin, der kan føre til skuffede forventninger og kontraktproduktive resultater, hvis ikke det gribes rigtigt an.
NaboNyt-platformen fungerer som et kommunikationsværktøj til mange forskellige slags projekter, og kan også anvendes i planlægningsfasen til at opnå dialog med lokalområdet. Men hvad skal man være opmærksom på for at lykkes med sin borgerinddragelse – og hvilke fælder og faldgruber ligger og lurer derude?
1. Glemmer at tage hensyn til det unikke miljø
Hvert miljø er unikt og kræver sin egen kommunikationstilgang. Start derfor altid med en lokalmiljø-analyse, som du kortlægger kvarteret med. Dette giver dig en bedre ide om, hvilke tone-of-voice der virker, og hvilke kanaler der er bedst at anvende. Desuden har du med det samme overblik over, hvad der foregår, og hvilke udfordringer du skal tage højde for.
2. Manglende forventningsstyring
At skabe de rigtige forventninger er afgørende for at holde et lokalmiljø entusiastisk og for at forhindre skuffelser. Angiv derfor meget tydeligt, inden for hvilke rammer deltagelse er mulig. Skab derudover de rigtige forventninger omkring din kommunikation. Hvornår inddrager du lokalmiljøet, og hvornår kan de forvente feedback fra dig? Kort sagt: Sørg for, at folk ved, hvor de står.
3. Feedback ikke i orden
Når folk har ydet deres bidrag, er de fulde af forventninger til, hvad der vil ske med deres input. De bliver skuffede, når der er lidt eller ingen feedback. Glem derfor aldrig at takke alle for deres bidrag og at rapportere om de synspunkter og ideer, der er kommet ind. Angiv hvordan og hvad, du vil arbejde videre med – og vær også ærlig, hvis visse ting er umulige eller falder uden for rammerne.
4. Radiotavshed
En deltagelsesproces har ofte længere perioder, hvor kommunikationen går i stå. Du kan have meget travlt internt med at behandle alle input eller skabe et nyt design. Så længe man ikke kommunikerer om det, virker det på lokalmiljøet, som om der ikke sker noget overhovedet. Angiv derfor også, hvad der sker bag kulisserne i disse lavkommunikationsperioder. Så fortsæt altid med at kommunikere.
5. For lidt opmærksomhed på det rette mix af kommunikationskanaler
Nogle mennesker foretrækker at tale ansigt til ansigt, mens mere indadvendte mennesker måske foretrækker at tage sig tid til at sende en e-mail. Digitale kanaler sænker tærsklen for yngre generationer, men hæver nogle gange tærsklen for mindre digitalt kapable mennesker. Sørg derfor altid for en god blanding af kanaler, så så mange som muligt kan bidrage på en måde, der passer dem.
NaboNyt-appen som ‘kommunikationsparaply’
En app erstatter ikke alle andre kommunikationsmidler. Vi ser, at appen er anvendelig som kommunikationsmiddel til hurtig og målrettet kommunikation og også er velegnet til at hente information. Det ser ud til at være effektivt at henvise til app’en fra de andre kanaler så meget som muligt som det centrale sted, hvor folk kan finde alt. Fordi app’en også er tilgængelig via nettet, kan folk, der ikke er handy med smartphones, også finde informationen.
